Wat vind jij van de Evenementenkluis? Vul evaluatie in via www.gemeentemol.be

Diende jij als organisator van een evenement al een aanvraag in via de Evenementenkluis? Dan willen we graag weten wat jij van dit online platform vindt. Vul voor 31 december 2019 het evaluatieformulier in via www.gemeentemol.be > e-loket > Evenementenkluis, evaluatie. Tips en suggesties zijn welkom!

In september 2018 lanceerde het gemeentebestuur de Evenementenkluis: een uniek online platform om de organisatie van evenementen vlotter te laten verlopen. Via het platform dienen organisatoren alle noodzakelijke en optionele aanvragen voor hun evenement in en volgen ze het verdere verloop op. Alle communicatie met het verantwoordelijke gemeentebestuur verloopt via het platform. De Evenementenkluis bewaakt voor beide partijen het correct naleven van alle afspraken en deadlines.

Van mosselfeest over muziekfestival

Van mosselfeest over vernissage tot en met een fuif of een muziekfestival in openlucht. In een gemeente vinden er jaarlijks enkele honderden zelfs duizenden activiteiten en evenementen plaats. Achter elk evenement zit een vereniging of organisator die telkens opnieuw voor heel wat praktische uitdagingen staat.

Misverstanden en frustraties

Als organisator van een evenement moet je – afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement – verschillende aanvragen bij het gemeentebestuur indienen. Voor elke aanvraag gelden specifieke deadlines en moet je heel wat informatie aanleveren bij de juiste gemeentelijke dienst. Voor een groot evenement leidde dit in vele gevallen tot een kluwen van ontbrekende, lopende, hangende en laattijdig ingediende aanvragen waarbij zowel de organisator als het gemeentebestuur het overzicht verloren. Misverstanden en frustraties bij organisator en gemeentelijke diensten waren vaak het gevolg. 

Uniek online platform

Met de Evenementenkluis ontwikkelden Mol, Balen, Dessel en Kasterlee in samenwerking met webbouwer Pixeo uit Arendonk een uniek online platform. Binnen dit platform maken organisatoren een evenement aan, waarbij de Evenementenkluis – afhankelijk van de antwoorden op een aantal eenvoudige basisvragen – automatisch aangeeft welke elektronische formulieren binnen het platform verplicht en optioneel moeten worden ingediend voor een specifieke deadline. De organisator kan op elk moment de status van ieder formulier per evenement opvolgen.

Overzicht voor gemeente, politie en brandweer

Ook het gemeentebestuur behoudt voor elk evenement en per organisator het overzicht van de ingediende aanvragen of de aanvragen die nog moeten volgen. Daarnaast hebben brandweer en politie toegang tot de Evenementenkluis zodat ze bij noodsituaties meteen alle informatie – bijvoorbeeld een inplantingsplan van het terrein of de contactgegevens van de organisatoren – online bij de hand hebben.

Evaluatie invullen

Nog tot eind 2019 vragen we organisatoren die al gebruik maakten van de Evenementenkluis om het evaluatieformulier in te vullen via www.gemeentemol.be > e-loket > Evenementenkluis, evaluatie. De evaluaties worden maandelijks bekeken en eventuele aanpassingen doorgevoerd. Tips en suggesties zijn steeds welkom!